ARCHIVO

11. RELACIÓN DE ENTREGA

Formulario de Relación de Entrega

Es el documento que acompaña a toda transferencia de fondos y su objetivo es permitir el control de los documentos que pasan de un archivo a otro y traspasar la responsabilidad de su custodia.

En consecuencia, es imprescindible que el contenido de las cajas sea descrito de forma identificable, pues de lo contrario no será posible controlar si un expediente concreto ha sido transferido o no. La Relación de Entrega se realizará en el impreso que será facilitado por el Archivo Central. Se cumplimentará a máquina o con letras mayúsculas y deberá ir obligatoriamente firmado por el responsable de la Sección/Unidad.

A cada tipo de expedientes deberá acompañar una Relación de Entrega diferente, aunque la transferencia sea simultánea. Lo mismo ocurrirá con los libros, ficheros u otros soportes materiales como fotografías, mapas, etc., que se describirán en hojas independientes.

Datos a consignar por la oficina que realiza la transferencia:

Centro remitente: se pondrá el nombre del Servicio que ha producido los documentos y que realiza la transferencia. Cuando la unidad que transfiere sea una sección o negociado, consignará también su nombre en la casilla correspondiente.

Tipo documental: en este epígrafe se indicará el tipo de expedientes o de libros que se transfieren, es dedir, expedientes personales, libros de registro de..., actas de..., etc.

Fecha de entrega: se pondrá la fecha de remisión, indicando primero el año, luego el mes y finalmente el día.

En el bloque dedicado a identificar los contenidos se indicará:

Nº de Orden (primera columna): se identificará cada caja con el número que le ha sido asignado dentro de la transferencia. Lógicamente, en cada transferencia se comenzará la numeración siempre por el número uno.

Contenido: resumen del contenido de cada caja, breve pero concreto, evitando descripciones como "documentos varios" o denominaciones similares que no identifiquen claramente el contenido.

Fecha: se indicarán los años a los que se refiere la documentación citada. Si se trata de documentos de varias fechas, se indicarán la primera y la última.

Caducidad administrativa: se indicará el cómputo cronológico de prescripción de la documentación.

Signatura remitente: la unidad remitente indicará su propia signatura, número de expediente o cualquier otra indicación que considere conveniente para la identificación de su documentación. En el caso frecuente de que no exista este tipo de localización, se dejará en blanco.