ARCHIVO

4. TAREAS BÁSICAS

La tareas básicas que desarrolla el Archivo central son:
• Recepción de la documentación.
• El sistema de clasificación.
• Descripción de los fondos.
• Valoración y expurgo.
• Asesoramiento.

4.1. Recepción de la documentación

Los servicios productores envían la documentación acompañada del correspondiente impreso de transferencias. La documentación debe remitirse conforme a las normas que se recogen en el reglamento del archivo.
En el archivo realizamos las tareas básicas con la documentación recibida como son: ordenar, identificar, registrar y catalogar la documentación para facilitar su acceso y consulta a los órganos productores e investigadores.

4.2. El sistema de clasificación

El sistema elegido para organizar la documentación es el orgánico-funcional. En cuanto a la instalación del sistema de ordenación que se sigue es el de numeración continua ya que es el más adecuado para ahorrar espacio, controlar el volumen de la documentación y planificar su conservación y eliminación.

4.3. Descripción de los fondos

En base a las series documentales con que contamos en el archivo, se ha elaborado un cuadro de clasificación que normaliza la denominación de los expedientes y permite su identificación en relación con una función o actividad concreta de la universidad, situándolos en su fuente de origen o procedencia y permitiendo un orden de archivo desde el instante de su creación.

4.4. Valoración y expurgo

En el 2006 se creó la Comisión del Archivo de La Universidad de La Rioja, que viene trabajando en la identificación de las series documentales y estableciendo los criterios para efectuar la selección o expurgo de los documentos y la eliminación de aquéllos que se considere que no deben ser conservados de forma permanente.

4.5. Asesoramiento

Es muy importante la formación y el asesoramiento al personal que se encarga en los servicios de los archivos de oficina para que se vaya mejorando el envío de documentación al Archivo Central ya que falta mucha cultura archivística y se destina poco tiempo a la organización de los propios archivos de oficina.