ARCHIVO

7. NORMAS PARA EL USO DEL ARCHIVO

¿Qué es un archivo?

El conjunto de documentos producidos y recibidos por un organismo, en este caso la Universidad de La Rioja, en el desarrollo de su actividad.

Constituye la memoria de su actuación y el testimonio de los derechos y obligaciones de los ciudadanos y de la propia Universidad.

¿Qué NO es un archivo?

El lugar donde se guardan los "papeles" que ya no sirven para nada, o donde se almacena el material (impresos y objetos variados) que no nos cabe en otro sitio.

Sistema de Archivos

Los documentos son los mismos desde que se producen en la oficina hasta que son depositados en un archivo histórico. Se trata de un mismo proceso, con varias etapas, a las que corresponden distintos tipos de archivo.

Estos se diferencian entre sí por las funciones que les corresponden a cada uno, y forman lo que llamamos un Sistema de Archivos:

• Archivos de oficina: conservan la documentación mientras dura su trámite o la necesidad de uso es constante.

• Archivo central: recibe la documentación que le transfieren los archivos de oficina que componen la estructura de un organismo.

• Archivo intermedio: reúne los documentos transferidos por los archivos centrales cuando las necesidades de consulta son sólo esporádicas, permaneciendo en él hasta que prescriban sus valores administrativos.

• Archivo histórico: recibe y mantiene las series documentales cuya valoración determine su conservación permanente.