ARCHIVO

9. CONSEJOS DE ORGANIZACIÓN

Es extremadamente importante que cada Sección/Unidad mantenga su archivo correctamente organizado.

La primera regla a seguir en el manejo de todo archivo es el respeto al principio de procedencia. Debemos evitar que la documentación que se produce en una oficina se mezcle con la de otras, y entre sí, lo que conduciría con el paso del tiempo a una desorganización del archivo que dificultará la localización de los documentos.

Cada Sección/Unidad tendrá tantos responsables de su archivo como secciones haya en la misma, y éstos serán el puente de unión con el Archivo Central. Se encargarán del mantenimiento, puesta al día y custodia de los archivos de oficina, así como de las transferencias.

Las Secciones/Unidades conservarán la documentación que generen hasta el final de su tramitación. Siempre que las circunstancias lo permitan, la documentación será conservada por sus productores durante un período mínimo de cinco años.

Siempre que sea posible, la documentación será organizada en expedientes (con una estructura lógica, coherente y cronológica), debiendo procurar que su estructura permanezca siempre intacta.

El criterio básico de ordenación del expediente es el cronológico, ya que las actividades de la Sección/Unidad productora tienen una secuencia en el tiempo.

Antes de iniciar o abrir un expediente concreto es conveniente asegurarse de que no exista ya como tal.

Cada expediente debe estar contenido en una subcarpeta, en la cual serán anotados todos los datos que lo identifiquen.

No es aconsejable sacar documentos de su expediente natural. Cuando haya que hacerlo debe quedar en su lugar un testigo que sirva de señal de su extracción, en el que se especifique el motivo, fecha y persona que se responsabiliza de la misma. Dicho testigo se quitará cuando aquellos documentos extraídos vuelvan a su lugar en el expediente.

Es necesario evitar la existencia de documentos aislados y amontonados. En el momento de su creación o recepción cada uno debe pasar inmediatamente al expediente al que pertenece.

Debe evitarse que ciertos documentos, que pertenecen a un expediente, sean considerados como correspondencia cuando en realidad forman parte de él.

No obstante, es erróneo incluir en un expediente concreto lo que no es más que documentación de apoyo informativo, que puede ser necesaria para la resolución de un expediente pero no forma parte de él.

En caso de que en un mismo documento aparezcan asuntos distintos, deben hacerse tantas copias como sean necesarias e introducirlas en el expediente al que corresponda cada una.

Cuando un expediente ya resuelto tenga que servir de modelo o antecedente para la resolución de otros, no debe ser usado el original, sino una copia. Esta figurará entre la documentación de apoyo informativo, que será destruída cuando concluya su utilización.

En cuanto a la correspondencia propiamente dicha no conviene organizarla por "entrada" o "salida", ya que este criterio rompe la unidad de los escritos. Cada respuesta debe ir unida al documento que la originó.