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Servicio de Organización Administrativa

ARCHIVO

1. INTRODUCCIÓN

El Archivo de La Universidad de La Rioja se creó en 1995 con el fin de organizar, recoger y preservar todo el patrimonio documental fruto de la actividad académica, científica y administrativa, así como los fondos provenientes de las donaciones y legados.
Su función es hacer posible el acceso a la documentación con fines informativos, para la investigación y gestión administrativa.

Dado su tamaño, la Universidad de La Rioja se configuró, desde un principio, con una estructura centralizada que sigue manteniéndose actualmente.

Una de las características principales del funcionamiento del Archivo es que maneja mucha documentación viva, ya que las dependencias en las que se ubican la gran mayoría de los archivos de oficina son muy reducidas, por lo que se recibe documentación de un año a otro, o incluso del mismo año.

La dependencia orgánica es de la Secretaría General y la funcional de Servicios Generales.

En relación con el marco legal, aparte de la normativa estatal, las comunidades autónomas tienen sus competencias en materia de archivos, documentos y procedimiento administrativo. Nuestra comunidad autónoma regula sus archivos en la Ley 4/1994, de 24 de mayo , de Archivos y Patrimonio Documental de La Rioja. En su artículo 5 dice que forman parte de este patrimonio, sin perjuicio de la legislación del Estado que les afecte, los documentos producidos o reunidos por las Universidades y demás centros públicos de Enseñanza en La Rioja, entre otros.

2. SISTEMA ARCHIVÍSTICO

El sistema archivístico de la Universidad de La Rioja esta formado por los distintos archivos de oficina de las unidades administrativas centralizadas, las de centros y departamentos, así como el Archivo Central. Los archivos de los centros han nacido y se han desarrollado vinculados principalmente a las antiguas secretarías de alumnos, siendo sus fondos principalmente de índole académico.

3. FONDOS

El fondo documental del Archivo Universitario está formado por la documentación producida o recibida por todos los órganos universitarios, unidades administrativas y donaciones.

La documentación tiene un marcado carácter administrativo, aunque cuenta también con documentos de interés histórico con más de cien años de antigüedad. Los fondos más antiguos proceden de la Escuela Normal de Magisterio.

Series Documentales

4. TAREAS BÁSICAS

La tareas básicas que desarrolla el Archivo central son:
• Recepción de la documentación.
• El sistema de clasificación.
• Descripción de los fondos.
• Valoración y expurgo.
• Asesoramiento.

4.1. Recepción de la documentación

Los servicios productores envían la documentación acompañada del correspondiente impreso de transferencias. La documentación debe remitirse conforme a las normas que se recogen en el reglamento del archivo.
En el archivo realizamos las tareas básicas con la documentación recibida como son: ordenar, identificar, registrar y catalogar la documentación para facilitar su acceso y consulta a los órganos productores e investigadores.

4.2. El sistema de clasificación

El sistema elegido para organizar la documentación es el orgánico-funcional. En cuanto a la instalación del sistema de ordenación que se sigue es el de numeración continua ya que es el más adecuado para ahorrar espacio, controlar el volumen de la documentación y planificar su conservación y eliminación.

4.3. Descripción de los fondos

En base a las series documentales con que contamos en el archivo, se ha elaborado un cuadro de clasificación que normaliza la denominación de los expedientes y permite su identificación en relación con una función o actividad concreta de la universidad, situándolos en su fuente de origen o procedencia y permitiendo un orden de archivo desde el instante de su creación.

4.4. Valoración y expurgo

En el 2006 se creó la Comisión del Archivo de La Universidad de La Rioja, que viene trabajando en la identificación de las series documentales y estableciendo los criterios para efectuar la selección o expurgo de los documentos y la eliminación de aquéllos que se considere que no deben ser conservados de forma permanente.

4.5. Asesoramiento

Es muy importante la formación y el asesoramiento al personal que se encarga en los servicios de los archivos de oficina para que se vaya mejorando el envío de documentación al Archivo Central ya que falta mucha cultura archivística y se destina poco tiempo a la organización de los propios archivos de oficina.

Horario
Lunes a Viernes: 8-15 h

Contacto
Edificio Rectorado y Servicios Generales
Avenida de la Paz, 93
26004 Logroño
La Rioja   ESPAÑA
Tfno: 941299126 Fax: 941299180

Archivo
archivo@unirioja.es

Última modificación: 23-08-2021 12:34

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