ARCHIVO
1. INTRODUCCIÓN
El Archivo de La Universidad de La Rioja se creó
en 1995 con el fin de organizar, recoger y preservar
todo el patrimonio documental fruto de la actividad
académica, científica y administrativa,
así como los fondos provenientes de las donaciones
y legados.
Su función es hacer posible el acceso a la documentación
con fines informativos, para la investigación
y gestión administrativa.
Dado su tamaño, la Universidad de La Rioja se
configuró, desde un principio, con una estructura
centralizada que sigue manteniéndose actualmente.
Una de las características principales del funcionamiento
del Archivo es que maneja mucha documentación
viva, ya que las dependencias en las que se ubican la
gran mayoría de los archivos de oficina son muy
reducidas, por lo que se recibe documentación
de un año a otro, o incluso del mismo año.
La dependencia orgánica es de la Secretaría
General y la funcional de Servicios Generales.
En relación con el marco legal, aparte de la
normativa estatal, las comunidades autónomas
tienen sus competencias en materia de archivos, documentos
y procedimiento administrativo. Nuestra comunidad autónoma
regula sus archivos en la Ley 4/1994, de 24 de mayo
, de Archivos y Patrimonio Documental de La Rioja. En
su artículo 5 dice que forman parte de este patrimonio,
sin perjuicio de la legislación del Estado que
les afecte, los documentos producidos o reunidos por
las Universidades y demás centros públicos
de Enseñanza en La Rioja, entre otros.
2. SISTEMA ARCHIVÍSTICO
El sistema archivístico de la Universidad de
La Rioja esta formado por los distintos archivos de
oficina de las unidades administrativas centralizadas,
las de centros y departamentos, así como el Archivo
Central. Los archivos de los centros han nacido y se
han desarrollado vinculados principalmente a las antiguas
secretarías de alumnos, siendo sus fondos principalmente
de índole académico.
3. FONDOS
El fondo documental del Archivo Universitario está
formado por la documentación producida o recibida
por todos los órganos universitarios, unidades
administrativas y donaciones.
La documentación tiene un marcado carácter
administrativo, aunque cuenta también con documentos
de interés histórico con más de
cien años de antigüedad. Los fondos más
antiguos proceden de la Escuela Normal de Magisterio.
Series
Documentales
4. TAREAS BÁSICAS
La tareas básicas que desarrolla el Archivo
central son:
• Recepción de la documentación.
• El sistema de clasificación.
• Descripción de los fondos.
• Valoración y expurgo.
• Asesoramiento.
4.1. Recepción de la documentación
Los servicios productores envían la documentación
acompañada del correspondiente impreso de transferencias.
La documentación debe remitirse conforme a las
normas que se recogen en el reglamento del archivo.
En el archivo realizamos las tareas básicas con
la documentación recibida como son: ordenar,
identificar, registrar y catalogar la documentación
para facilitar su acceso y consulta a los órganos
productores e investigadores.
4.2. El sistema de clasificación
El sistema elegido para organizar la documentación
es el orgánico-funcional. En cuanto a la instalación
del sistema de ordenación que se sigue es el
de numeración continua ya que es el más
adecuado para ahorrar espacio, controlar el volumen
de la documentación y planificar su conservación
y eliminación.
4.3. Descripción de los fondos
En base a las series documentales con que contamos
en el archivo, se ha elaborado un cuadro de clasificación
que normaliza la denominación de los expedientes
y permite su identificación en relación
con una función o actividad concreta de la universidad,
situándolos en su fuente de origen o procedencia
y permitiendo un orden de archivo desde el instante
de su creación.
4.4. Valoración y expurgo
En el 2006 se creó la Comisión del Archivo
de La Universidad de La Rioja, que viene trabajando
en la identificación de las series documentales
y estableciendo los criterios para efectuar la selección
o expurgo de los documentos y la eliminación
de aquéllos que se considere que no deben ser
conservados de forma permanente.
4.5. Asesoramiento
Es muy importante la formación y el asesoramiento
al personal que se encarga en los servicios de los archivos
de oficina para que se vaya mejorando el envío
de documentación al Archivo Central ya que falta
mucha cultura archivística y se destina poco
tiempo a la organización de los propios archivos
de oficina.
Horario
Lunes a Viernes: 8-15 h
Contacto
Edificio Rectorado y Servicios Generales
Avenida de la Paz, 93
26004 Logroño
La Rioja ESPAÑA
Tfno: 941299126 Fax: 941299180
Archivo
archivo@unirioja.es
Última modificación:
29-09-2022 14:05
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