PROCEDIMIENTOS PARA LA EJECUCIÓN
DE LAS AYUDAS DE ACTIVIDADES CULTURALES
Diseño e impresión
de Publicidad
Justificación
de gastos e ingresos
Impresos
Diplomas
Reserva de salas o
aulas
DISEÑO E IMPRESIÓN DE PUBLICIDAD

Los trabajos de diseño e impresión deberán
solicitarse en el Servicio de Relaciones Institucionales
y Comunicación, mediante la
entrega todo el material necesario para su realización.
Para concretar los datos del evento puede ponerse en
contacto a través de:
941 299 143
941 299 588
actividadesculturales@unirioja.es
Dicha solicitud deberá hacerse con una antelación
mínima de 10 días laborables
respecto a la fecha de entrega, tratándose de
15 días en el caso de un alto número
de copias (p. ej. más de 150 carteles
o trípticos, más de 600 tarjetones, etc...)
o si la impresión debe realizarse en una imprenta.
No se imprimirá ningún trabajo sin la
correspondiente conformidad, mediante la firma de la
prueba que se presentará previamente. El tiempo
transcurrido entre el aviso de la prueba y la firma
de conformidad no se computará a efectos de plazo
de entrega. El cómputo de este plazo comenzará
al día siguiente al de entrega de todo el material
necesario.
Los programas y cartelería
informativa que se realice fuera de la UR, antes de
publicarse, deberán presentarlos en la Oficina
de Comunicación para su visado.
Importante: El plazo de 10 días
laborables es el mínimo establecido para que
la Oficina de Comunicación realice la entrega
de los trabajos impresos. Ningún trabajo será
entregado en un plazo inferior.
JUSTIFICACIÓN DE GASTOS E INGRESOS 
En el plazo máximo de un
mes a contar desde la finalización de la actividad,
los beneficiarios de la ayuda presentarán una
Memoria final con el contenido detallado en las Bases Reguladoras que acompañan a esta convocatoria.
Los beneficiarios de las ayudas
presentarán, junto con la Memoria final, las
facturas y justificantes de ingresos y gastos en el
Servicio de Relaciones Institucionales y Comunicación.
Todos los justificantes y facturas deben presentarse
antes del 20 de noviembre de 2023. A partir de esa fecha
sólo se aceptarán los gastos devengados
con posterioridad y que sean recibidos como máximo
antes del 10 de enero siguiente. En todo caso, estos
justificantes y facturas deben tener obligatoriamente
fecha del año de la convocatoria en curso.
INGRESOS. El coordinador
de la actividad deberá justificar los ingresos
devengados por inscripciones y, en su caso, los procedentes
de financiación externa que generen crédito
en la cuenta de ingresos de la Universidad de La Rioja
para posibilitar el pago de gastos de la actividad cuyo
coste exceda la ayuda concedida.
a) Inscripciones. Se deberán reflejar
todos los ingresos realizados en concepto de cuotas
de inscripción atendiendio a los siguientes criterios:
- Todos los ingresos se realizarán a través
de la cuenta de ingresos de la UR indicando el nombre
de la actividad correspondiente.
- Al finalizar las inscripciones, el coordinador presentará
la relación detallada de estos ingresos mediante
el anexo
IV, adjuntando los correspondientes justificantes
bancarios.
- El beneficiario podrá disponer del crédito
generado por las inscripciones, exclusivamente, para
sufragar los gastos de la actividad que ya estuvieran
previstos en la solicitud, respetando los límites
y condiciones de la convocatoria. Cualquier otra utilización
deberá ser previamente autorizada por el Vicerrector
de Estudiantes.
b) Financiación externa: No será
necesario que se ingresen en la cuenta de la Universidad
de La Rioja los ingresos procedentes de financiación
externa de otras entidades o empresas, así como
los que provengan de otras partidas presupuestarias
de la Universidad de La Rioja. En este caso el beneficiario
podrá gestionarlos directamente con las entidades
o empresas financiadoras de dichos ingresos. No obstante,
si el beneficiario decide imputarlos en la cuenta de
ingresos de la Universidad de La Rioja para generar
crédito en la actividad, deberán tenerse
en cuenta las siguientes condiciones.
- Cuando se trate de financiación procedente
de entidades externas, estas cuantías deberán
abonarse en la cuenta de ingresos de la UR. El beneficiario
presentará la relación detallada de
dichos ingresos mediante el anexo
IV indicandolas fechas de cada uno de ellos y,
si es posible, adjuntando los correspondientes justificantes
bancarios. Si la financiación recibida estuviese
unida a alguna condición por parte de las entidades
o empresas financiadoras, se hará constar
al entregar el anexo
IV.
- La financiación proveniente de otras partidas
presupuestarias de la Universidad de La Rioja, deberán
asignarse a la actividad mediante autorización
firmada por el responsable de la partida presupuestaria
de procedencia.
- El beneficiario podrá disponer libremente
del crédito generado por la financiación
externa para sufragar los gastos de la actividad,
con la única limitación que, en su caso,
sea impuesta por las entidades o empresas financiadoras.
GASTOS. El pago
de los gastos generados a cuenta de la ayuda concedida
estará condicionado a la presentación
de los justificantes de gasto originales en el Servicio
de Relaciones Institucionales y Comunicación
en el plazo de un mes desde la finalización de
la actividad.
a) Gratificaciones. (Impreso: anexo
V). Cuando se justifiquen gastos por conferenciantes
o ponentes, se deberá adjuntar al impreso una
fotocopia del D.N.I. e indicar la dirección postal
actual, número de teléfono y los 20 dígitos
del número de cuenta corriente del interesado
para poder efectuar el ingreso correspondiente.
b) Gastos de locomoción. (Impreso:
anexo
VI y anexo
VII y Declaración
responsable, en su caso). Se necesitan los mismos
documentos que para las gratificaciones y además
se adjuntarán al impreso los originales de los
tickets de autopista o billetes de transporte público.
Será obligatoria cualquier condición que,
para el pago de gastos de locomoción, se establezca
en el Presupuesto de la UR para el año al que
corresponda la convocatoria.
c) Gastos de manutención. Sólo se admitirán
con la correspondiente factura del restaurante, en donde
se indicará el número de comensales. En
ningún caso se pagará cantidad alguna
en concepto de dietas a las que se refiere el RD 462/2002,
de 24 de mayo. Podrá tramitarse la factura para
su pago directo desde la Universidad de La Rioja o como
pago suplido si una tercera persona adelanta su pago.
En ambos casos se realizará según lo indicado
en los puntos 5) y 6) siguientes.
d) Alojamiento. Las facturas de la agencia
de viajes se tramitarán según las condiciones
establecidas en la normativa
interna de Gerencia vigente que regula su gestión
(excepto en lo relativo a su envío, que deberá
efectuarse a la Oficina de Comunicación).
e) Facturas. Tendrán que ir a nombre
de la Universidad de La Rioja y deberá constar
en ellas el C.I.F. de la Universidad y el nombre de
la actividad. Además deberá incluir la
firma del coordinador de la actividad con su visto bueno.
f) Pagos suplidos. (Impreso: anexo
VIII).Excepcionalmente podrán admitirse justificaciones
de gastos satisfechos previamente por un tercero (coordinador
u otra persona relacionada con la actividad). Dichas
justificaciones deberán ser originales y extendidas
necesariamente a nombre de la Universidad de La Rioja,
debiendo incluir la firma con el visto bueno del coordinador
de la actividad. A la misma se adjuntará el impreso
de suplido en el que se indicará los datos de
la persona a la que se le reintegrará su importe.
Si no es personal de la Universidad de La Rioja, será
necesario acompañar los mismos documentos que
para las gratificaciones.
Cualquier trasvase de dinero entre
los conceptos especificados en la resolución
de concesión de la ayuda que supere un 20% de
su cuantía, requerirá la previa autorización
de la Vicerrectora de Estudiantes y Empleo.
Una vez presentados los justificantes
de gasto y la memoria resumen, en el plazo de
dos meses desde la realización de la
actividad, se entenderá cerrada la liquidación
independientemente de que exista remanente.
Impresos: 
Gratificaciones a ponentes
Gastos
de locomoción - Personal UR
Gastos
de locomoción - Personal Externo
Declaración
responsable
Pagos
suplidos
Certificado de Gastos Protocolarios
Anexo IV-Declaración de Ingresos Propios
Ficha de Alta a terceros
DIPLOMAS 
Si se desean expedir diplomas de
la actividad, además de realizar el control del
85% de la asistencia mediante firmas o sistema similar,
deberán facilitar a la Oficina de Comunicación
los datos de los participantes a través de la
siguiente Plantilla de diplomas:
Plantilla_diplomas
RESERVAS DE SALAS O AULAS 
Es importante hacer cuanto antes la reserva
de salas o aulas desde la página del
Servicio
de Obras, Instalaciones y Consumos para el Aula
Magna y la Sala de Grados. Para el resto de las aulas
hay que llamar a las unidades
gestoras de los Centros correspondientes.
Oficina de Comunicación
actividadesculturales@unirioja.es
Última modificación:
17-11-2022 08:13
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