PROCEDIMIENTOS PARA LA EJECUCIÓN DE LAS AYUDAS DE ACTIVIDADES CULTURALES

Diseño e impresión de Publicidad
Justificación de gastos e ingresos
· Impresos
Diplomas
Reserva de salas o aulas

DISEÑO E IMPRESIÓN DE PUBLICIDAD

Los trabajos de diseño e impresión deberán solicitarse en la Oficina de Comunicación mediante la entrega todo el material necesario para su realización y el siguiente impreso de solicitud debidamente cumplimentado:

Solicitud de publicidad
Modificación/ampliación de Solicitud de publicidad

Dicha solicitud deberá hacerse con una antelación mínima de 10 días laborables respecto a la fecha de entrega, tratándose de 15 días en el caso de un alto número de copias (p. ej. más de 150 carteles o trípticos, más de 600 tarjetones, etc...) o si la impresión debe realizarse en una imprenta. No se imprimirá ningún trabajo sin la correspondiente conformidad, mediante la firma de la prueba que se presentará previamente. El tiempo transcurrido entre el aviso de la prueba y la firma de conformidad no se computará a efectos de plazo de entrega. El cómputo de este plazo comenzará al día siguiente al de entrega de todo el material necesario.

Todos los trabajos se facturarán según la tarifa de precios por prestación de servicios aprobada en los presupuestos de la UR.

Los programas y cartelería informativa que se realice fuera de la UR, antes de publicarse, deberán presentarlos en la Oficina de Comunicación para su visado.

Importante: El plazo de 10 días laborables es el mínimo establecido para que la Oficina de Comunicación realice la entrega de los trabajos impresos. Ningún trabajo será entregado en un plazo inferior.

JUSTIFICACIÓN DE GASTOS E INGRESOS

En el plazo máximo de un mes a contar desde la finalización de la actividad, el coordinador presentará una memoria resumen en la que aparezcan el número de participantes, ponentes, breve resumen de los contenidos y de los ingresos y gastos.

Junto con la memoria, se presentarán los impresos, justificantes y facturas de ingresos y gastos en la Oficina de Comunicación. Según las bases de ejecución de los Presupuestos de la UR, todos los justificantes y facturas deben estar en el Servicio de Gestión Financiera y Presupuestos antes del 30 de noviembre del ejercicio en curso, excepto aquellos gastos cuyo devengo haya sido posterior a dicha fecha. Para cumplir este requisito, es necesario que todos los justificantes y facturas sean remitidos a la Oficina de Comunicación antes del 20 de noviembre. A partir de esa fecha sólo se aceptarán los gastos devengados con posterioridad y que sean recibidos como máximo antes del 10 de enero siguiente. En todo caso, estos justificantes y facturas deben tener obligatoriamente fecha del año al que corresponde la convocatoria .

INGRESOS. El coordinador de la actividad deberá justificar los ingresos devengados por inscripciones y, en su caso, los procedentes de financiación externa que generen crédito en la cuenta de ingresos de la Universidad de La Rioja para posibilitar el pago de gastos de la actividad cuyo coste exceda la ayuda concedida.

a) Inscripciones. Se deberán reflejar todos los ingresos realizados en concepto de cuotas de inscripción.

• Todos los ingresos se realizarán a través de la cuenta de ingresos de la UR (BSCH, c/c. 0049-6684-19-2116076478) indicando el nombre de la actividad correspondiente.
• Al finalizar las inscripciones, el coordinador presentará la relación detallada de estos ingresos mediante el anexo IV, adjuntando los correspondientes justificantes bancarios.
• El coordinador podrá disponer del crédito generado por las inscripciones, exclusivamente, para sufragar los gastos de la actividad que ya estuvieran previstos en la solicitud, respetando los límites y condiciones de la convocatoria. Cualquier otra utilización deberá ser previamente autorizada por la Vicerrectora de Estudiantes y Empleo.

b) Financiación externa: No será necesario que se ingresen en la cuenta de la Universidad de La Rioja los ingresos procedentes de financiación externa de otras entidades o empresas, así como los que provengan de otras partidas presupuestarias de la Universidad de La Rioja. El coordinador podrá gestionarlos directamente con las entidades o empresas financiadoras de dichos ingresos. No obstante, si el coordinador decide imputarlos en la cuenta de ingresos de la Universidad de La Rioja para generar crédito en la actividad, deberán tenerse en cuenta las siguientes condiciones.

• Cuando se trate de financiación procedente de entidades externas, estas cuantías deberán abonarse en la cuenta de ingresos de la UR (BSCH, c/c. 0049-6684-19-2116076478). El coordinador presentará la relación detallada de dichos ingresos mediante el anexo IV indicandolas fechas de cada uno de ellos y, si es posible, adjuntando los correspondientes justificantes bancarios. Si la financiación recibida estuviese unida a alguna condición por parte de las entidades o empresas financiadoras, se hará constar al entregar el anexo IV.
• La financiación proveniente de otras partidas presupuestarias de la Universidad de La Rioja, deberán asignarse a la actividad mediante autorización firmada por el responsable de la partida presupuestaria de procedencia.
• El coordinador podrá disponer libremente del crédito generado por la financiación externa para sufragar los gastos de la actividad, con la única limitación que, en su caso, sea impuesta por las entidades o empresas financiadoras

GASTOS. El pago de los gastos generados a cuenta de la ayuda concedida estará condicionado a la presentación de los justificantes de gasto originales en la Oficina de Comunicación en el plazo máximo de un mes desde la finalización de la actividad.

a) Gratificaciones. (Impreso: anexo V). Cuando se justifiquen gastos por conferenciantes o ponentes, se deberá adjuntar al impreso una fotocopia del D.N.I. e indicar la dirección postal actual, número de teléfono y los 20 dígitos del número de cuenta corriente del interesado para poder efectuar el ingreso correspondiente.

b) Gastos de locomoción. (Impreso: anexo VI y anexo VII). Se necesitan los mismos documentos que para las gratificaciones y además se adjuntarán al impreso los originales de los tickets de autopista o billetes de transporte público. Si el desplazamiento se realiza con vehículo propio se pagará el kilometraje de ida y vuelta a 0,22 €/Km. según las distancias kilométricas oficiales que se calculan automáticamente en el impreso. En la medida de lo posible, es importante cumplimentar este impreso de forma electrónica para evitar errores. Será obligatoria cualquier condición que, para el pago de gastos de locomoción, se establezca en el Presupuesto de la UR para el año al que corresponda la convocatoria.

c) Alojamiento. Las facturas de la agencia de viajes se tramitarán según las condiciones establecidas en la normativa interna de Gerencia vigente que regula su gestión (excepto en lo relativo a su envío, que deberá efectuarse a la Oficina de Comunicación).

d) Facturas. Tendrán que ir a nombre de la Universidad de La Rioja y deberá constar en ellas el N.I.F. de la Universidad y el nombre de la actividad. Además deberá incluir la firma del coordinador de la actividad con su visto bueno. Si la factura es de un restaurante o por regalos institucionales, deberá aportarse además la relación de beneficiarios a través del Certificado de Gastos Protocolarios. Con las facturas de agencias de viajes, deberá aportase además los originales de los billetes, en el caso de transportes, y un certificado original del hotel que acredite que ha sido prestado el servicio, en el caso de alojamientos.

e) Pagos suplidos. (Impreso: anexo VIII). Son aquellas facturas a cargo de la UR que son giradas a persona distinta de la UR y pagadas por ésta en relación con el objeto de la actividad subvencionada. El original de la factura, que deberá incluir la firma del coordinador de la actividad con su visto bueno, se adjuntará al impreso que indicará los datos de la persona a la que se le devolverá el importe. Si no es personal de la UR, serán necesarios los mismos documentos que para las gratificaciones. Si la factura es de un restaurante o por regalos institucionales, deberá aportarse además la relación de beneficiarios a través del Certificado de Gastos Protocolarios.

Cualquier trasvase de dinero entre los conceptos especificados en la resolución de concesión de la ayuda que supere un 20% de su cuantía, requerirá la previa autorización de la Vicerrectora de Estudiantes y Empleo.

Una vez presentados los justificantes de gasto y la memoria resumen, en el plazo de dos meses desde la realización de la actividad, se entenderá cerrada la liquidación independientemente de que exista remanente. Dicho remanente en ningún caso podrá ser utilizado para sufragar gastos distintos de los inicialmente previstos ni trasladarse a otro ejercicio presupuestario.

Impresos:

DIPLOMAS

Si se desean expedir diplomas de la actividad, además de realizar el control del 85% de la asistencia mediante firmas o sistema similar, deberán facilitar a la Oficina de Comunicación los datos de los participantes a través de la siguiente base de datos:

· Si se dispone de la aplicación FileMaker* (2,8 Mb):
Base de datos para encargo de diplomas para FileMaker

· Si no se dispone de la aplicación FileMaker* se puede utilizar esta versión independiente (42 Mb):
Base de datos para encargo de diplomas independiente

Puede consultar el siguiente documento que sirve de ayuda o guía sobre el funcionamiento de la base de datos:
Documento de ayuda

Con esta base de datos, además de lo necesario para la expedición de los diplomas, también podrá gestionar:

· Inscripciones
· Pagos de tasas de inscripción
· Solicitud de imputación de inscripciones a la actividad
· Asistencia a la actividad
· Hojas de firmas de asistencia
· Cartas de envío de diplomas
· Hojas de firmas de entrega de diplomas
. Envío de correos electrónicos (disponible según la configuración de su gestor de correo)
· Impresión de etiquetas adhesivas
· Listados
· Etc....

* La UR dispone de una licencia corporativa para esta aplicación. Puede solicitar una licencia sin ningún coste añadido llamando a la Central de Atención al Usuario del Servicio Informáticon en el teléfono 9818.

RESERVAS DE SALAS O AULAS

Es importante hacer cuanto antes la reserva de salas o aulas desde la página del Servicio de Obras, Instalaciones y Consumos para el Aula Magna y la Sala de Grados. Para el resto de las aulas hay que llamar a las unidades gestoras de los Centros correspondientes.