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Servicio de Comunicación

PROCEDIMIENTOS PARA LA EJECUCIÓN DE LAS AYUDAS DE ACTIVIDADES CULTURALES

Diseño e impresión de Publicidad
Justificación de gastos e ingresos
· Impresos
Diplomas
Reserva de salas o aulas


DISEÑO E IMPRESIÓN DE PUBLICIDAD Subir

Los trabajos de diseño e impresión deberán solicitarse en el Servicio de Relaciones Institucionales y Comunicación, mediante la entrega todo el material necesario para su realización.

Para concretar los datos del evento puede ponerse en contacto a través de:

941 299 143
941 299 588
actividadesculturales@unirioja.es

Dicha solicitud deberá hacerse con una antelación mínima de 10 días laborables respecto a la fecha de entrega, tratándose de 15 días en el caso de un alto número de copias (p. ej. más de 150 carteles o trípticos, más de 600 tarjetones, etc...) o si la impresión debe realizarse en una imprenta. No se imprimirá ningún trabajo sin la correspondiente conformidad, mediante la firma de la prueba que se presentará previamente. El tiempo transcurrido entre el aviso de la prueba y la firma de conformidad no se computará a efectos de plazo de entrega. El cómputo de este plazo comenzará al día siguiente al de entrega de todo el material necesario.

Los programas y cartelería informativa que se realice fuera de la UR, antes de publicarse, deberán presentarlos en la Oficina de Comunicación para su visado.

Importante: El plazo de 10 días laborables es el mínimo establecido para que la Oficina de Comunicación realice la entrega de los trabajos impresos. Ningún trabajo será entregado en un plazo inferior.


JUSTIFICACIÓN DE GASTOS E INGRESOS Subir

En el plazo máximo de un mes a contar desde la finalización de la actividad, los beneficiarios de la ayuda presentarán una Memoria final con el contenido detallado en los Criterios específicos que acompañan a esta convocatoria.

Los beneficiarios de las ayudas presentarán, junto con la Memoria final, las facturas y justificantes de ingresos y gastos en el Servicio de Relaciones Institucionales y Comunicación. Todos los justificantes y facturas deben presentarse antes del 20 de noviembre de 2017. A partir de esa fecha sólo se aceptarán los gastos devengados con posterioridad y que sean recibidos como máximo antes del 10 de enero siguiente. En todo caso, estos justificantes y facturas deben tener obligatoriamente fecha del año de la convocatoria en curso.

INGRESOS. El coordinador de la actividad deberá justificar los ingresos devengados por inscripciones y, en su caso, los procedentes de financiación externa que generen crédito en la cuenta de ingresos de la Universidad de La Rioja para posibilitar el pago de gastos de la actividad cuyo coste exceda la ayuda concedida.

a) Inscripciones. Se deberán reflejar todos los ingresos realizados en concepto de cuotas de inscripción atendiendio a los siguientes criterios:

  • Todos los ingresos se realizarán a través de la cuenta de ingresos de la UR indicando el nombre de la actividad correspondiente.
  • Al finalizar las inscripciones, el coordinador presentará la relación detallada de estos ingresos mediante el anexo IV, adjuntando los correspondientes justificantes bancarios.
  • El beneficiario podrá disponer del crédito generado por las inscripciones, exclusivamente, para sufragar los gastos de la actividad que ya estuvieran previstos en la solicitud, respetando los límites y condiciones de la convocatoria. Cualquier otra utilización deberá ser previamente autorizada por el Vicerrector de Estudiantes.

b) Financiación externa: No será necesario que se ingresen en la cuenta de la Universidad de La Rioja los ingresos procedentes de financiación externa de otras entidades o empresas, así como los que provengan de otras partidas presupuestarias de la Universidad de La Rioja. En este caso el beneficiario podrá gestionarlos directamente con las entidades o empresas financiadoras de dichos ingresos. No obstante, si el beneficiario decide imputarlos en la cuenta de ingresos de la Universidad de La Rioja para generar crédito en la actividad, deberán tenerse en cuenta las siguientes condiciones.

  • Cuando se trate de financiación procedente de entidades externas, estas cuantías deberán abonarse en la cuenta de ingresos de la UR. El beneficiario presentará la relación detallada de dichos ingresos mediante el anexo IV indicandolas fechas de cada uno de ellos y, si es posible, adjuntando los correspondientes justificantes bancarios. Si la financiación recibida estuviese unida a alguna condición por parte de las entidades o empresas financiadoras, se hará constar al entregar el anexo IV.
  • La financiación proveniente de otras partidas presupuestarias de la Universidad de La Rioja, deberán asignarse a la actividad mediante autorización firmada por el responsable de la partida presupuestaria de procedencia.
  • El beneficiario podrá disponer libremente del crédito generado por la financiación externa para sufragar los gastos de la actividad, con la única limitación que, en su caso, sea impuesta por las entidades o empresas financiadoras.

GASTOS. El pago de los gastos generados a cuenta de la ayuda concedida estará condicionado a la presentación de los justificantes de gasto originales en el Servicio de Relaciones Institucionales y Comunicación en el plazo de un mes desde la finalización de la actividad.

a) Gratificaciones. (Impreso: anexo V). Cuando se justifiquen gastos por conferenciantes o ponentes, se deberá adjuntar al impreso una fotocopia del D.N.I. e indicar la dirección postal actual, número de teléfono y los 20 dígitos del número de cuenta corriente del interesado para poder efectuar el ingreso correspondiente.

b) Gastos de locomoción. (Impreso: anexo VI y anexo VII y Declaración responsable, en su caso). Se necesitan los mismos documentos que para las gratificaciones y además se adjuntarán al impreso los originales de los tickets de autopista o billetes de transporte público. Será obligatoria cualquier condición que, para el pago de gastos de locomoción, se establezca en el Presupuesto de la UR para el año al que corresponda la convocatoria.

c) Gastos de manutención. Sólo se admitirán con la correspondiente factura del restaurante, en donde se indicará el número de comensales. En ningún caso se pagará cantidad alguna en concepto de dietas a las que se refiere el RD 462/2002, de 24 de mayo. Podrá tramitarse la factura para su pago directo desde la Universidad de La Rioja o como pago suplido si una tercera persona adelanta su pago. En ambos casos se realizará según lo indicado en los puntos 5) y 6) siguientes.

d) Alojamiento. Las facturas de la agencia de viajes se tramitarán según las condiciones establecidas en la normativa interna de Gerencia vigente que regula su gestión (excepto en lo relativo a su envío, que deberá efectuarse a la Oficina de Comunicación).

e) Facturas. Tendrán que ir a nombre de la Universidad de La Rioja y deberá constar en ellas el C.I.F. de la Universidad y el nombre de la actividad. Además deberá incluir la firma del coordinador de la actividad con su visto bueno.

f) Pagos suplidos. (Impreso: anexo VIII).Excepcionalmente podrán admitirse justificaciones de gastos satisfechos previamente por un tercero (coordinador u otra persona relacionada con la actividad). Dichas justificaciones deberán ser originales y extendidas necesariamente a nombre de la Universidad de La Rioja, debiendo incluir la firma con el visto bueno del coordinador de la actividad. A la misma se adjuntará el impreso de suplido en el que se indicará los datos de la persona a la que se le reintegrará su importe. Si no es personal de la Universidad de La Rioja, será necesario acompañar los mismos documentos que para las gratificaciones.

Cualquier trasvase de dinero entre los conceptos especificados en la resolución de concesión de la ayuda que supere un 20% de su cuantía, requerirá la previa autorización de la Vicerrectora de Estudiantes y Empleo.

Una vez presentados los justificantes de gasto y la memoria resumen, en el plazo de dos meses desde la realización de la actividad, se entenderá cerrada la liquidación independientemente de que exista remanente.

Impresos: Subir

Documento Word Gratificaciones a ponentes
Gastos de locomoción - Personal UR
Gastos de locomoción - Personal Externo
Documento Word Declaración responsable
Documento Word Pagos suplidos
Documento Word Certificado de Gastos Protocolarios
Documento Word Anexo IV-Declaración de Ingresos Propios
Documento Word Ficha de Alta a terceros

DIPLOMAS Subir

Si se desean expedir diplomas de la actividad, además de realizar el control del 85% de la asistencia mediante firmas o sistema similar, deberán facilitar a la Oficina de Comunicación los datos de los participantes a través de la siguiente base de datos:

· Si se dispone de la aplicación FileMaker* (2,8 Mb):
Documento Zip Base de datos para encargo de diplomas para FileMaker

· Si no se dispone de la aplicación FileMaker* se puede utilizar esta versión independiente (42 Mb):
Documento Zip Base de datos para encargo de diplomas independiente

Puede consultar el siguiente documento que sirve de ayuda o guía sobre el funcionamiento de la base de datos:
Documento Pdf Documento de ayuda

Con esta base de datos, además de lo necesario para la expedición de los diplomas, también podrá gestionar:

· Inscripciones
· Pagos de tasas de inscripción
· Solicitud de imputación de inscripciones a la actividad
· Asistencia a la actividad
· Hojas de firmas de asistencia
· Cartas de envío de diplomas
· Hojas de firmas de entrega de diplomas
. Envío de correos electrónicos (disponible según la configuración de su gestor de correo)
· Impresión de etiquetas adhesivas
· Listados
· Etc....

* La UR dispone de una licencia corporativa para esta aplicación. Puede solicitar una licencia sin ningún coste añadido llamando a la Central de Atención al Usuario del Servicio Informáticon en el teléfono 9818.


RESERVAS DE SALAS O AULAS Subir

Es importante hacer cuanto antes la reserva de salas o aulas desde la página del Servicio de Obras, Instalaciones y Consumos para el Aula Magna y la Sala de Grados. Para el resto de las aulas hay que llamar a las unidades gestoras de los Centros correspondientes.

 

Oficina de Comunicación
actividadesculturales@unirioja.es

Última modificación: 03-04-2017 10:15
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